Kunstdokumentation

Die Kunstdokumentation bzw. das Kunstarchiv gliedert sich momentan in drei Bereiche, die Zeitungsausschnittssammlung bis in die 1980er Jahre, die Kleinschriften zu Künstlern bis in die 1980er Jahre und die seit 2009 neu angelegten Dossiers zu einzelnen Künstlern, Institutionen und Orten.

In der Zeitungsausschnittsammlung wurden von den 1950er Jahren bis zum Anfang der 1980er Jahre Zeitungsausschnitte zum Thema Kunst und Kultur gesammelt. Die einzelnen Zeitungsartikel wurden zumeist ausgeschnitten, auf DIN A4 Bögen aufgeklebt und in Leitzordnern abgeheftet. Die Sammlung umfasst ca. 184.000 Zeitungsausschnitte. Die Leitzordner mit den Zeitungsausschnitten zu Künstlern von A-Z stehen im Lesesaal im Museum Ludwig freihand zugängig. Die Leitzordner mit den Zeitungsausschnitten zu Orten, Insitutionen und Sachgebieten stehen im Magazin und müssen zur Einsicht in einen der beiden Lesesäle bestellt werden. Eine Übersicht zu welchen Orten und Sachgruppen Zeitungsausschnitte in der KMB vorhanden sind, liefert die  Systematik zur Zeitungsausschnittsammlung.

Von den 1950er bis in die 1980er Jahre wurden die Kleinschriften zu Künstlern von A-Z in Leitzordnern abgeheftet. Dieser Bestand wird auch als "KMB-Kunstarchiv" bezeichnet. Mit Unterstützung des Landes NRW konnten diese Kleinschriften (Einlandungskarten, Informationsblätter etc.) in 2010/2011 im Bibliothekskatalog der KMB katalogisiert werden, so dass sie wie andere Literatur im KuBi Köln Portal recherchierbar sind. Die Leitzordner mit den einzelnen Kleinschriften stehen in einem externen Magazin und müssen zur Einsichtnahme in einen der beiden Lesesäle vorbestellt werden.

Die seit 2009 neu angelegten Dossiers umfassen kleinere Publikationen (bis zu 30 Seiten Umfang, bei Firmenkatalogen auch bis zu 100 Seiten Umfang), Einladungskarten, Zeitungsausschnitte,

Informationsmaterialien, Fotografien, Plakate etc. zu einer Künstlerin bzw. einem Künstler (Künstlerdossiers), Institutionen, Firmen, Messen etc. (Institutionendossiers), Bauwerken, städtebaulichen Fragen, Aktivitäten u.Ä. einzelner Orte (Ortedossiers) aus dem Bereich der Bildenden Kunst, Kunsthandwerk oder Kultur und Personen der Kunstgeschichte (Personendossiers), wie KunsthistorikerInnen, SammlerInnen und andere Personen, die keine Künstlrinnen und bzw. Künstler sind, aber mit Kunst oder Kunstgeschichte in Verbindung stehen.

Die einzelnen Dossiers können über das KuBi Köln Portal recherchiert werden.

Bei den Materialien handelt es sich um aktuell bei der KMB eingehende Schriften von den Künstlern und Kultureinrichtungen, sowie von Leserinnen und Lesern gesammelte und der KMB zur Verfügung gestellte Kleinschriften.
Durch die Einarbeitung übernommener Sammlungen, Bibliotheken und Arbeitsmaterialien einzelner Kunsthistoriker werden die Materialien in den Dossiers zusätzlich um Zeitschriftenaufsätze, Literaturverzeichnisse, Auktionskatalogeauswertungen u.v.a. m. zu den entsprechenden Künstlerinnen und Künstlern bzw. Institutionen und Firmen ergänzt.
Bis auf den Kölner Stadt-Anzeiger und die Kölnische Rundschau werden Zeitungen nicht mehr systematisch ausgewertet. Wenn jedoch kunstrelevante Zeitungsausschnitte in der KMB vorhanden sind (z.B. durch Schenkungen), werden sie ebenfalls in den Dossiers abgelegt.

Dossiers können zur öffentlichen Benutzung in einen der beiden Lesesäle der KMB bestellt werden.